Das Amt möchte Ihre Geburtsurkunde auf Deutsch sehen, die Hochschule Ihr Diplom, der Notar Ihre Vollmacht. Dann fällt der Begriff beglaubigte Übersetzung. Gemeint ist eine Übersetzung mit Bestätigungsvermerk, Unterschrift und Stempel eines ermächtigten oder beeidigten Übersetzers. Damit kommen die Fragen: Wer darf das? Was bestimmt den Preis? Und was passiert, wenn Ihr Name in der Übersetzung anders geschrieben ist als im Pass?
Dieser Ratgeber richtet sich an alle, die in Deutschland ein Dokument für eine Behörde, eine Hochschule, ein Konsulat oder ein Unternehmen übersetzen lassen. Sie lesen, was Sie vorher klären, wie Sie einen beeidigten Übersetzer finden und prüfen, wie Sie Urkunden vorbereiten, was die Kosten bestimmt und worauf Sie bei der Lieferung achten. Konkrete Preise nennen wir bewusst nicht. Sie hängen von Ihrem Dokument und Ihrer Sprache ab.
Wann eine beglaubigte Übersetzung verlangt wird
Eine allgemeine Liste, die für jede Stelle gilt, hilft Ihnen wenig. Was verlangt wird, entscheidet die Stelle, die Ihr Dokument annimmt. Deshalb geht die erste Frage nicht an den Übersetzer, sondern an diese Stelle. Bitten Sie um eine schriftliche Antwort, etwa per E-Mail. Dann haben Sie bei Rückfragen etwas in der Hand. Vier Punkte sollten vor dem Auftrag feststehen.
- Art der Übersetzung: Genügt eine einfache Übersetzung, oder muss sie beglaubigt sein?
- Form des Dokuments: Wird das Original verlangt, eine beglaubigte Kopie oder reicht ein Scan? Und was geben Sie am Ende ab?
- Apostille: Wird sie verlangt? Wenn ja, muss sie mitübersetzt werden?
- Herkunft der Übersetzung: Nimmt die Stelle auch eine Übersetzung an, die im Ausland angefertigt wurde?
Eine Abgrenzung erspart Missverständnisse. Eine beglaubigte Übersetzung ist nicht dasselbe wie eine beglaubigte Kopie. Bei der Kopie wird bestätigt, dass sie mit der Vorlage übereinstimmt. Bei der Übersetzung bestätigt der Übersetzer, dass der Text richtig und vollständig übertragen ist. Ob die Urkunde selbst echt ist, sagt sein Vermerk nicht.
| Anlass | Dokumente | Was Sie vorher klären |
|---|---|---|
| Studium, Anerkennung eines Abschlusses | Diplom, Zeugnis, Fächer- und Notenübersicht | Ob alle Seiten übersetzt werden müssen und ob Stempel und Rückseiten dazugehören |
| Eheschließung | Geburtsurkunde, Nachweis zum Familienstand, Scheidungsurteil | Welche Urkunden genau nötig sind, ob eine Apostille verlangt wird und wie aktuell sie sein müssen |
| Visum und Aufenthalt | Urkunden und Nachweise, die im Antrag genannt sind | Original oder Scan, gewünschte Zielsprache, Form der Abgabe |
| Firmenunterlagen | Registerauszug, Gesellschaftsvertrag, Vollmacht | Ob ein Auszug genügt, wie aktuell er sein muss und wer unterschreibt |
| Deutsche Urkunde für das Ausland | Geburtsurkunde, Zeugnis, Führungszeugnis | Ob das Zielland eine in Deutschland angefertigte Übersetzung annimmt. Fragen Sie die Stelle dort oder das Konsulat |
Beeidigten Übersetzer finden und prüfen
Beglaubigte Übersetzungen fertigen in Deutschland ermächtigte oder beeidigte Übersetzer an. Welche Bezeichnung verwendet wird, unterscheidet sich je nach Bundesland. Die Ermächtigung erteilt das zuständige Gericht oder die Landesjustizverwaltung. Lassen Sie sich von den Begriffen nicht verwirren. Für Ihren Auftrag zählt, dass diese Befugnis besteht und Ihre Sprache umfasst.
Ein guter Ausgangspunkt ist die Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der Justiz unter justiz-dolmetscher.de. Dort suchen Sie nach Sprache und Region, ob für Ukrainisch, Arabisch, Russisch, Spanisch oder eine andere Sprache. Ob jemand in Ihrer Nähe sitzt, ist vor allem dann wichtig, wenn Sie das Original persönlich vorlegen müssen. Akzeptiert die Stelle einen Versand per Post oder arbeitet der Übersetzer von einem Scan, kommt auch jemand aus einer anderen Stadt in Frage.
Haben Sie jemanden über eine Empfehlung oder eine Anzeige gefunden, fragen Sie nach drei Dingen: dem vollständigen Namen, den Sprachen, für die die Befugnis gilt, und dem Gericht oder der Landesjustizverwaltung, die sie erteilt hat. Gleichen Sie die Angaben dann selbst ab. Ein Stempel auf einem Muster beweist allein wenig. Wer auf diese Fragen keine klare Antwort gibt, ist für einen amtlichen Vorgang die falsche Wahl. Bleibt ein Zweifel, fragen Sie die Stelle, die das Dokument annimmt, ob sie die Übersetzung dieser Person akzeptiert.
Urkunden vorbereiten: Apostille, Kopie, Schreibweise
Ein Übersetzer kann nur übertragen, was ihm vorliegt. Schicken Sie deshalb vollständige und gut lesbare Vorlagen, mit Rückseiten, Stempeln und Anlagen. Ist ein Stempel kaum zu entziffern, sagen Sie das gleich dazu und halten Sie, wenn möglich, das Original bereit. Klären Sie außerdem, ob Sie die Übersetzung auf Papier brauchen oder ob eine digitale Fassung angenommen wird.
Apostille: vor oder nach der Übersetzung?
Eine feste Reihenfolge für alle Fälle können wir Ihnen nicht nennen. Fragen Sie die Stelle, ob sie eine Apostille verlangt und ob diese mitübersetzt werden muss. Soll sie mitübersetzt werden, muss sie auf dem Dokument sein, bevor der Übersetzer anfängt. Kommt sie erst danach dazu, fehlt sie in der Übersetzung, und es kann ein zweiter Auftrag nötig werden. Geben Sie die Auskunft der Stelle an den Übersetzer weiter.
Schreibweise von Namen abstimmen
Stammt Ihre Urkunde aus einer Sprache mit anderer Schrift, etwa Kyrillisch oder Arabisch, gibt es für denselben Namen mehrere lateinische Schreibweisen. Stimmen Sie die Transliteration deshalb vorher ab. Schicken Sie dem Übersetzer die Schreibweise aus Ihrem Reisepass mit, am besten für alle Personen, die im Dokument vorkommen. Weichen Ihre Dokumente voneinander ab, sagen Sie das ebenfalls und fragen Sie die Stelle, wie sie damit umgeht. Das kostet wenige Minuten und erspart Ihnen eine Korrektur, wenn Pass und Übersetzung nicht zusammenpassen.
Ausweis und Diplom sind sensible Daten. Ein Foto davon zeigt Name, Geburtsdatum und Dokumentnummer. Stellen Sie solche Bilder nie in eine öffentliche Anzeige. Schicken Sie sie erst, wenn Sie die Person geprüft und sich für sie entschieden haben. Fragen Sie vorher, wie die Datei übermittelt wird, wer sie sieht und wann sie gelöscht wird. Erscheint Ihnen die Antwort unklar, suchen Sie weiter.
Beglaubigte Übersetzung: Was die Kosten bestimmt
Für eine beglaubigte Übersetzung gibt es keinen Einheitspreis. Der Betrag setzt sich aus mehreren Positionen zusammen. Wer sie kennt, kann Angebote besser vergleichen.
- Sprachpaar: Wie viele Übersetzer eine Sprache anbieten, wirkt sich auf Preis und Wartezeit aus.
- Umfang: Abgerechnet wird je nach Anbieter nach Seite, Zeile oder Zeichen, oder pauschal je Urkunde. Fragen Sie, worauf sich das Angebot bezieht.
- Art des Dokuments: Eine knappe Urkunde ist etwas anderes als ein Vertrag oder ein Urteil mit Fachsprache.
- Eile: Ein Eilauftrag kann mehr kosten. Beginnen Sie deshalb rechtzeitig und nennen Sie Ihre Frist gleich am Anfang.
- Beglaubigung und Apostille: Ist eine beglaubigte Kopie oder eine Apostille nötig, können dafür eigene Gebühren anfallen, die nicht beim Übersetzer entstehen.
- Versand und Exemplare: Klären Sie, ob Porto und zusätzliche beglaubigte Exemplare im Preis enthalten sind. Brauchen Sie das Dokument für mehrere Stellen, sagen Sie das vorher.
Schicken Sie mehreren Übersetzern dieselbe Beschreibung und, wenn Sie sich sicher fühlen, einen Scan mit geschwärzten Nummern. Ein Preis, den jemand erst nach einem Blick auf das Dokument nennt, ist belastbarer als eine Schätzung ins Blaue. Vergleichen Sie nur Angebote mit denselben Positionen und lassen Sie sich das Ergebnis schriftlich bestätigen, samt Liefertermin und Form der Lieferung.
Nennen Sie Art des Dokuments, Sprachpaar, Umfang und Frist, aber keine Ausweisdaten. Auf Hirovo geben Sie kostenlos eine Anzeige auf. Hirovo prüft weder Identität noch Ermächtigung, und für Ihre Sprache sind vielleicht nur wenige Übersetzer registriert. Es kann also sein, dass niemand antwortet.
Kostenlos inserieren →Was Sie bei der Lieferung prüfen
Prüfen Sie die Übersetzung, bevor Sie sie abgeben. Sie müssen dafür die Ausgangssprache nicht fließend beherrschen. Es geht um das, was Sie selbst kennen. Vergleichen Sie jeden Namen Buchstabe für Buchstabe mit dem Pass, dazu Geburtsdaten, Ausstellungsdaten, Urkundennummern und Orte. Ein Zahlendreher in einer Nummer fällt einem Amt spätestens beim Abgleich auf.
Sehen Sie sich danach die Form an. Trägt das Dokument den Bestätigungsvermerk, die Unterschrift und den Stempel? Stimmt der Name auf dem Stempel mit der Person überein, die Sie geprüft haben? Sind alle Seiten dabei und auch Stempel oder Anmerkungen aus dem Original berücksichtigt? Passt die Form zu dem, was die Stelle Ihnen gesagt hat, also Papier oder digital, mit oder ohne verbundene Kopie der Vorlage?
Melden Sie Fehler sofort und schriftlich und bitten Sie um eine korrigierte Fassung. Trennen Sie nichts auseinander, was der Übersetzer miteinander verbunden hat. Bewahren Sie eine Kopie und die Rechnung auf, falls später Rückfragen kommen.
Reicht eine maschinelle Übersetzung fürs Amt?
Eine Übersetzung mit KI oder einem Online-Dienst kann Ihnen helfen, ein Schreiben zu verstehen. Für einen amtlichen Vorgang reicht sie allein möglicherweise nicht. Verlangt die Stelle eine beglaubigte Übersetzung, braucht sie die Bestätigung eines ermächtigten oder beeidigten Übersetzers, und die kann kein Programm abgeben. Dazu kommt der Datenschutz: Wer eine Urkunde hochlädt, gibt persönliche Daten aus der Hand. Prüfen Sie vorher, was der Dienst damit macht.
Übersetzer suchen mit einer kostenlosen Anzeige bei Hirovo
Auf Hirovo geben Sie kostenlos eine Anzeige auf. Registrierte Übersetzer können sie sehen, sich bewerben oder Ihnen in der App schreiben. Wen Sie beauftragen, entscheiden Sie. Das kann eine Ergänzung zur Suche in der Datenbank der Justiz sein, ersetzt sie aber nicht. In Deutschland und für manche Sprachen sind bei uns wenige Übersetzer registriert. Bekommen Sie keine Antwort, suchen Sie über die Datenbank weiter.
Damit keine falsche Erwartung entsteht: Hirovo prüft weder Identität noch Dokumente, Ermächtigung oder Erfahrung und ist weder Arbeitgeber noch Vermittler. Vereinbarung und Zahlung laufen allein zwischen Ihnen und dem Übersetzer. In die Anzeige gehören die Art des Dokuments, das Sprachpaar, der ungefähre Umfang, Ihre Frist, die verlangte Form und die Stadt, falls eine persönliche Übergabe nötig ist. Ausweisfotos, Dokumentnummern und Ihre Adresse gehören nicht hinein.
Kurz gesagt
Fragen Sie zuerst die Stelle, die Ihr Dokument annimmt: Muss die Übersetzung beglaubigt sein, was wird als Vorlage verlangt, und braucht es eine Apostille? Suchen Sie dann einen ermächtigten oder beeidigten Übersetzer über die Datenbank der Justiz und prüfen Sie seine Befugnis für Ihre Sprache. Stimmen Sie die Schreibweise der Namen nach dem Reisepass ab und schicken Sie Ausweisfotos erst, wenn Sie sich entschieden haben.
Vergleichen Sie Angebote nach denselben Positionen: Sprachpaar, Umfang, Art des Dokuments, Eile, Gebühren und Versand. Eine maschinelle Übersetzung kann beim Verstehen helfen, trägt aber keine Bestätigung. Prüfen Sie bei der Lieferung Namen, Daten, Nummern, Vermerk, Unterschrift und Stempel, bevor Sie das Dokument abgeben.